Новые правила для бизнеса от ФНС по работе с ЭДО на 2024 год

Уже к концу 2024 года ФНС планирует перевести на ЭДО 95% счетов-фактур и 70% товарно-транспортных накладных. А это значит, что большинству предпринимателей придётся освоить электронный документооборот — ЭДО и любой процесс взаимодействия с контрагентами будем осуществляться только в электронном формате.

Почему ФНС переводит документы в электронную форму

Переход на ЭДО должен помочь предпринимателям и госорганам сэкономить деньги и время на работе с документами. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллионов рублей. При этом на создание, хранение и обработку таких документов каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц — это примерно семь рабочих дней. Внедрение ЭДО должно исключить расходы на бумагу, печать и доставку, а также сократить время на работу с документами на 80%.

Чтобы постепенно перевести предпринимателей на электронный документооборот, органами ФНС совместно с бизнес-сообществом был разработан документ Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ был утвержден еще в 2020 году Правительственной комиссией по цифровому развитию.

Какие преимущества у ЭДО?

Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет процессы внутри компании и между компаниями.

1. Экономия времени и ресурсов. Передача документов через электронную почту или специализированные сервисы занимает гораздо меньше времени, чем передача бумажных документов. К тому же, не нужно расходовать средства на печать, доставку и хранение бумажных документов.
2. Снижение вероятности ошибок. При использовании ЭДО снижается вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных и перепутыванием документов.
3. Ускорение процессов. Благодаря ЭДО можно ускорить процессы обработки документов, так как они могут передаваться мгновенно и автоматически обрабатываться.
4. Улучшение контроля. ЭДО позволяет следить за процессом передачи и обработки документов, что улучшает контроль и позволяет быстро реагировать на возможные проблемы.
5. Сокращение затрат на бумажную документацию. Использование ЭДО позволяет сократить затраты на бумажную документацию, так как большая часть документов будет передаваться в электронном виде.
6. Увеличение эффективности работы. Благодаря ускорению процессов и улучшению контроля, работа компании становится более эффективной.

В целом, использование ЭДО позволяет существенно улучшить работу компании, снизить затраты и повысить эффективность работы. Поэтому, если вы еще не используете ЭДО, то стоит задуматься об этом серьезно.

Изменения в 2024 году

Сейчас бизнес использует электронные варианты счетов-фактур и первичных документов учёта. В 2024 налоговая служба придаст и другим видам документов в электронной форме юридическую силу. К ним относятся:

1. Договор с контрагентом;

2. Счёт на оплату;

3. Акт сверки взаиморасчётов;

4. Транспортная и расходная накладные;

5. Ценовая спецификация;

6. Заявка на участие в торгах,

7. Документы, которые оформляются при возврате товара;

8. Заказ-наряд;

9. Претензия;

10. Заказ и его подтверждение;

11. Акт о приемке выполненных работ;

12. Справка о стоимости выполненных работ и затрат в строительстве.

Планируется, что потом некоторые варианты документов можно будет передавать исключительно в электронной форме. Еще одно нововведение – внутренние документы собственники бизнеса тоже смогут вести сразу в ЭДО, не перенося на бумажные носители.

Процесс получения и применения ЭП уже упрощен ФНС

Для подписания электронных документов необходима КЭП. ФНС сделало удобным процесс получения квалифицированной электронной подписи и взаимодействия с ней.

Поэтому владельцам бизнеса доступно:

· Бесплатное получение КЭП для организаций и ИП с 1 июля 2021;

· Онлайн-подписание документов (удалённо);

· Доверенность на подписание ЭД для работников компании.

Для бизнесменов разрабатываются новые правила по обмену документами

ФНС готовит единые указания для обмена электронными документами.

Количество обязательных отчетов для ФНС будет сокращено

Хранение ЭД сейчас – обязанность предпринимателей. Планируется, что эта задача будет частично делегирована операторам ЭДО или компаниям, получившим разрешение на данную деятельность.

Такое решение позволит ФНС оперативно получать доступ к сведениям и проводить их проверку. Для собственников бизнеса это удобное решение, потому что число обязательных отчетов уменьшится.

Когда переходить на ЭДО?

Переход на ЭДО может быть осуществлен в любое время, но рекомендуется начинать его как можно скорее, ведь для некоторых компаний внедрение потребует какое-то время.

Если вы только начинаете свой бизнес, то лучше сразу начинать использовать ЭДО, чтобы не создавать большого объема бумажной документации и избежать необходимости в последующем переходить на электронный документооборот.

Если же ваша компания уже давно работает с бумажными документами, переход на ЭДО может занять некоторое время, но это будет оправдано экономией времени и ресурсов в будущем.

Готовое решение для работы с ЭДО

Автоматизировать документооборот удобно с сервисом 1С-ЭДО. Сервис подойдет всем:

• малым предприятиям;
• компаниям с обширной географией;
• среднему и крупному бизнесу;
• тем, у кого бухгалтерия ведется не в 1с.

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и входящие документы бесплатно. А еще можно начать пользоваться 1С-ЭДО бесплатно прямо сейчас, а за отправленные документы платить потом. А мы поможем подключить и настроить сервис 1С-ЭДО.